【本紹介009】 外資系投資銀行のエクセル仕事術 - 熊野整著

こんにちは。マスターXです。

今回紹介する本は、デスクワークをする人なら誰もが使うであろう、エクセルについての本です。

今まで仕事していて感じたことですが、ワードやエクセルの使い方は、性格が出るものであるが、最低限フォーマットを揃えるなどマナーに関わる部分があると思っていた。

本著はまさにそういった部分に触れ、職場で複数人がチームとして気持ちよく仕事をするために必要なことが書いてある。

さて、以下は私のエクセルで作業する際のルールである。

1. 新規のエクセルを開いたら、まず全てを選択しフォントを「Arial Unicode MS」に　変更オプションで初期設定可能でした！

2. さらに、行の高さを「18.0」に変更

3. さらに、"表示"タブから枠線をクリア

まず、これらは初期設定として必要な項目である。

次に、作業中に発生するルールは、以下である。

4. 手打ちするセルの数字は文字の色をユーザー設定から「赤:0, 緑:0, 青:255」とする

5. 枠線は必要最低限。外枠は実践、中の枠は点線で。特に縦線は不要な場合が多いことに留意

6. グラフを作成したら、まずグラフ内に自動で付与される横線を消去。また、グラフの外枠を黒線でつける

7. セル内の文字は左寄りか、中央か、右寄りか、最適なものを選択

以上がパッと思いつく自分なりのルールであるが、これをするだけで分かりやすい資料を作れると思うし、きれいにな資料で自分も気分よく、周りにも仕事ができる印象を与えることができるであろう。

大事なことは、全てに気を配ってデフォルトのままにしないこと。シンプルなものが結局わかりやすいのである。

今はまだ社会人4年目であるが、のちのち部下を多く抱えるようになった時を考え、自分のチームの部下に徹底させるルールをまとめた資料を作成中である。そのうちこのブログで公開してもいいかなと思っているが、それはまた後日。

ところで、エクセルのショートカットキーについてはあまり重要だとは思っていない。

ショートカットキーをバンバン使うような作業は正直発生しないし、もし発生しているのであれば、それは自分ではなく人を使って作業させた方が良い。頭を使う作業ではないだろうし、評価されるような仕事でもなかろう。

みなさんも是非エクセルの使い方をもう一度見直してみてはいかがだろうか。

エクセルにとどまらず、仕事一般に改善を促すような思考ができるはずである。